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Experteninterview: 8 Fragen zu Heiz- und Betriebskosten­abrechnung

Erstellt am 27. September 2021

Die Heiz- und Betriebskostenabrechnung (HBKA) stellt viele Personen und Stakeholder vor größere Herausforderungen. Zum einen handelt es sich dabei um ein aufwändiges und fehleranfälliges Verfahren, zum anderen fließt auch eine Vielzahl situativer Faktoren mit ein, die das Thema noch komplexer machen. Kein leichtes Unterfangen also. hsag-Mitarbeiterin Tatjana Mahr ist Expertin auf diesem Gebiet. Im Interview geht sie auf die Herausforderungen der HBKA ein und beantwortet einige der Fragen, die bei der Zusammenarbeit mit Kunden und Nutzern regelmäßig aufkommen.

Hallo Tatjana. Danke, dass du dir heute die Zeit nimmst, uns das Thema HBKA ein wenig näher zu erläutern.

Tatjana Mahr: Hallo, danke für die Einladung. Ich freue mich, mit dabei zu sein.

Starten wir am besten einmal ganz vorne: Warum wird in Zusammen­hang mit der Heiz- und Betriebskosten­­abrechnung überhaupt von besonders großen Aufwänden gesprochen?

Tatjana Mahr: Das liegt zum Teil daran, dass verschiedene Daten aus mehreren Quellen zusammengeführt werden müssen. Der gesamte Prozess ist sehr komplex. Bei jedem Schritt treten Fehlerquellen auf. Deshalb muss hier sehr genau gearbeitet und immer wieder geprüft werden, ob die Daten und Ergebnisse auch korrekt sind.

Außerdem kommt es speziell in diesem Bereich immer wieder zu Spitzenauslastungen. Das heißt, dass es zu diesen Zeiten, in der Regel ist das jeweils das erste Halbjahr, teils sehr viel Arbeitsaufwand gibt, zu anderen Zeiten dagegen sehr wenig.

Um welche Daten handelt es sich genau und woher kommen diese jeweils?

Portrait Tatjana Mahr
HBKA-Expertin Tatjana Mahr

Tatjana Mahr: Da geht es in erster Linie um technische und kaufmännische Stammdaten, die jeweils aktuell gehalten und dann „verheiratet“, also zusammengeführt, werden müssen. So entsteht die eben bereits angesprochene Problematik der Fehleranfälligkeit.

Häufig sehen wir zum Beispiel, dass aufgrund fehlender oder defekter Messgeräte Ablesedaten fehlen. In diesen Fällen müssen wir Schätzungen vornehmen. Allerdings gibt es gemäß der Heizkostenverordnung (HKVO) gleich drei mögliche Schätzungsverfahren. Deshalb muss zunächst mit dem Vermieter beziehungsweise der Hausverwaltung geklärt werden, welches Schätzverfahren hier das sinnvollste und rechtlich sicherste ist.

Auch im Bereich der Kosten- und Nutzerdaten fehlen manchmal Informationen zu den Gesamtkosten, die für die Abrechnung unbedingt notwendig sind. So sind zum Beispiel die Angaben zum Ende des Abrechnungszeitraums bei einer Ölheizung oder der Gesamtverbrauch von Gas unabdingbar, um den Warmwasseranteil berechnen zu können.

Teilweise haben wir es auch mit unklaren, ungenauen oder lückenhaften Nutzendaten zu tun – auch dann ist oft erst eine Rücksprache mit der Hausverwaltung nötig.

Das klingt allerdings ziemlich aufwändig. Wie sieht es mit der Abrechnung selbst aus? Kannst du uns einen typischen Abrechnungs­prozess skizzieren?

Tatjana Mahr: Den einen typischen Abrechnungsprozess gibt es da leider nicht – dafür fließen hier zu viele Faktoren mit ein. Wie das am Ende aussieht, ist stark abhängig von den Anforderungen des Auftraggebers, den technischen Voraussetzungen und der allgemeinen Ausgangssituation.

Grob lässt sich der Abrechnungsprozess ungefähr so aufgliedern: Zuerst machen wir eine Vorabprüfung. Dort wird dann zum Beispiel geprüft, ob die angesprochenen Kosten- und Nutzerdaten vollständig vorliegen, ob es hier irgendwelche offensichtlichen Lücken gibt oder ob die Daten insgesamt plausibel sind. Dasselbe gilt wieder für die Ableseergebnisse. Dann schauen wir, ob es in dem abzurechnenden Jahr zu technischen Änderungen kam, die wir berücksichtigen müssen. Wurde zum Beispiel eine Solaranlage installiert? Gab es Um- oder Anbauten? Wurden Heizkörper oder Heizkessel ausgetauscht?

Im nächsten Schritt betrachten wir dann etwaige kaufmännische Änderungen im Abrechnungsjahr. Kam es zum Beispiel zu einem Eigentümerwechsel? Gibt es an irgendeiner Stelle neue Ansprechpartner? Hat sich an den Wohnflächen etwas geändert?

Und was geschieht anschließend mit diesen Daten?

Tatjana Mahr: Die ganzen Daten nutzen wir als Grundlage für die Berechnung. Diese wird dann entsprechend aufbereitet und nochmal auf Plausibilität geprüft. Da schauen wir dann zum Beispiel, ob der Gesamtverbrauch der Energie und des Wassers zu unserem ermittelten Verbrauch passt, ob die Verbräuche verschiedener Nutzer stark voneinander abweichen und ob alle Kosten auch wirklich korrekt verteilt wurden.

Wenn alles in Ordnung ist, übermitteln wir die Abrechnung elektronisch per Datenaustausch, Mail oder gegebenenfalls in Papierform an die zuständige Hausverwaltung beziehungsweise den Vermieter. Sollten Rückfragen seitens der Mieter auftreten, stehen wir natürlich weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung und unterstützen Vermieter beim Beantworten dieser Fragen.

Frau vor Notebook HBKA

Du sprichst hier davon, was „wir“ machen – bei welchen dieser zahlreichen Aufgabenbereiche kann die hsag unterstützen?

Tatjana Mahr: Das kommt ganz auf den Bedarf unserer Kunden an. Zu diesen zählen in erster Linie Messdienstleister, Hausverwaltungen und private Vermieter oder Eigentümer. Das heißt aber natürlich, dass wir, abhängig vom Kunden, an verschiedenen Stellen in der Gesamtkette dieses Prozesses einsteigen und mitarbeiten.

Messdienstleister haben zumeist eigene Abrechnungsprogramme. Dort unterstützt die hsag dann unter anderem in der Pflege der technischen und kaufmännischen Stammdaten, im Front- und Backoffice sowie in der Datenaufbereitung und -verarbeitung.

Bei Hausverwaltungen helfen wir bei der Datenerfassung für die Nebenkosten im Kundensystem sowie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnungen und gegebenenfalls der Heizkostenabrechnung. Bei letzterem kommt es darauf an, ob der Kunde über ein eigenes Programm für die Heizkostenabrechnung verfügt, welche Messgeräte eingesetzt werden etc. Außerdem unterstützen wir Hausverwaltungen auch bei der Datenpflege und im Front- beziehungsweise Backoffice.

Und nicht zuletzt arbeiten wir auch mit vielen private Vermietern und Eigentümern. Auch hier gibt es wieder ein ganzes Spektrum an Aufgaben, die wir übernehmen: angefangen von der Kommunikation mit den entsprechenden Ansprechpartnern und Anlaufstellen, über das Zusammentragen und die Aufbereitung von Daten bis hin zu Plausibilitätsprüfungen und dem Erstellen von Betriebs- und Nebenkostenabrechnung. Da gibt es wahnsinnig viel zu tun.

Geht das denn alles remote oder wie sieht diese Unterstützung in der Regel aus?

Tatjana Mahr: Jetzt in der Pandemie machen wir den absoluten Großteil remote. Aber prinzipiell ist beides, remote und vor Ort, möglich. Auch das ist abhängig von der Situation, dem Kunden, den Anforderungen, dem vorhandenen Platz etc.

Unterstützung bei Heiz- und Betriebskostenabrechnungen

Sie benötigen Unterstützung bei Themen rund um die HBKA? Unsere hsag-Experten unterstützen Sie gerne. Wir übernehmen für Sie:

  • Front- und Backoffice sowie Kundenservice
  • Pflege und Kontrolle von technischen und kaufmännischen Stammdaten
  • Datenverheiratung, Plausibilitätsprüfung und Abrechnungserstellung

Schreiben Sie uns und vereinbaren Sie ganz unverbindlich einen Beratungstermin. Wir freuen uns auf Sie!

Was sind typische Fragen, mit denen ihr bei der Arbeit konfrontiert werdet?

Tatjana Mahr: Sowohl von Verbrauchern als auch von Hausverwaltungen und Vermietern kommt recht häufig die Frage: „Warum zahlt Nachbar XY weniger, obwohl beide Wohnungen gleich groß sind?“ Die Antwort darauf ist eigentlich ganz einfach: Das hängt vom individuellen Wärmebedarf ab. Und der kann sich wirklich sehr stark unterscheiden, stärker als man vielleicht oft meinen mag.

Ein klassisches Beispiel: In Wohnung A ist das Fenster den ganzen Tag über gekippt, während in Wohnung B zwei bis drei Mal am Tag stoßgelüftet wird. In beiden Wohnung steht der Heizungsregler auf Stufe 2. Trotzdem werden die Heizkosten in Wohnung A deutlich höher ausfallen. Und das hat einen einfachen Grund: Ob ein Heizkörper zusätzlich aufheizt, hängt in erster Linie vom Thermostat ab. Wenn ich den Regler meines Heizkörpers auf Stufe 2 Stelle, dann sage ich meinem Thermostat damit „Heiz so lange, bis du 20 °C in der Wohnung misst.“ Wenn das Thermostat also weniger als 20 °C misst, wird weiter aufgeheizt. Die meisten Heizungen sind unter dem Fenster angebracht und wenn dort frische, kalte Luft hineinströmt, dann fällt diese umgangssprachlich erst einmal nach unten. Warme Luft steigt ab, kalte fällt. Und diese kalte Luft, nicht die eigentliche Raumtemperatur, registriert nun das Thermostat und sorgt entsprechend dafür, dass kontinuierlich weiter aufgeheizt wird. Und das treibt dann natürlich die Heizkosten enorm in die Höhe.

Interessant, dass die Frage auch von Hausverwaltungen und Vermietern gestellt wird. Gibt es weitere Fragen, die dir regelmäßig begegnen?

Tatjana Mahr: Da fallen mir auf Anhieb noch zwei ein, die ziemlich häufig vorkommen. Zum einen die Frage, wie man feststellen kann, ob wirklich korrekt abgelesen wurde. Heutzutage werden oft elektronische, zum Teil auch funkende Messgeräte eingesetzt. Dementsprechend können Ableseergebnisse monatlich an einen Datensammler übermittelt werden. Der wird wiederum automatisch ausgelesen. So werden Fehlerquellen minimiert und der Verbrauch kann sehr gut und relativ einfach nachvollzogen werden. Der Messdienstleister kann da sogar für jede Wohnung eine Liste mit Geräten und Verbräuchen erstellen. Die Nutzer können die Geräte aber natürlich auch selbst ablesen. Ich empfehle hier, direkt beim Messdienstleister anzufragen, welche Anzeige was bedeutet. Da gibt es nämlich von Gerät zu Gerät Unterschiede, die nicht gleich immer offensichtlich sind.

Zum anderen hören wir gerade von privaten Vermietern häufig die Frage, ob man nicht einfach bei Auszug des Mieters eine Endabrechnung stellen könne. Also wenn der Abrechnungszeitraum zum Beispiel vom 01.01.2021 bis 31.12.2021 läuft, der Mieter aber zum 31.08.2021 auszieht. In der Regel geht das leider nicht. Denn erstens liegen dann noch nicht alle Kosten vor. Und zweitens müssten für eine verbrauchsabhängige Abrechnung alle Messgeräte abgelesen und eine verkürzte Abrechnung für alle Mieter erstellt werden. In einem Haus mit mehreren Mietparteien ist das ein echtes Problem – und in einem Hochhaus mit 500 Wohnungen schlichtweg unmöglich.

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