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Dienstleistung à la carte: Darauf kommt es bei der Sachbearbeitung in der Energiewirtschaft an

Erstellt am 25. Januar 2021

Ob Kundenservice, Marktkommunikation oder Einspeiseabrechnung – seit Jahren unterstützen die hsag-Experten Energieversorgungsunternehmen (EVU) bei ihren vielfältigen und komplexen Aufgaben, die umfangreiches Fachwissen und fundierte Branchenkenntnisse erfordern.

Was aber macht die qualifizierte Sachbearbeitung aus? Welche Faktoren sind entscheidend für die erfolgreiche Zusammenarbeit? Im Interview gewähren unser Bereichsleiter Kundenservice, Thomas Winter, unsere Service-Teamleiterin Dana Wuthenow und Alexandra Lederer von der Energiedienst Holding AG in Rheinfelden, verantwortlich für Kundenmanagement und Dienstleistersteuerung, einen kleinen Einblick in die Welt der Sachbearbeitung bei EVU.

In welchen Bereichen der Sachbearbeitung unterstützen Mitarbeiter der hsag und welche Aspekte sind wichtig für die erfolgreiche Zusammenarbeit?

Energiedienst: Die Mitarbeiter sind in mehreren Bereichen eingesetzt. Sie bearbeiten Leeranlagen und Postrückläufer, plausibilisieren Zählerstände, erfassen SEPA-Mandate und verantworten die Vertragspflege, das Basic-Monitoring sowie das Telefoninkasso. Dabei ist uns ein regelmäßiger Austausch wichtig, damit alles reibungslos funktioniert.

Sarah Keser, Mitarbeiterin der Energiedienst Holding AG
Sarah Keser, Mitarbeiterin der Energiedienst Holding AG

Dana Wuthenow: Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in der Arbeit für die Energiedienst Holding AG und der geringen Fluktuation können wir bei den unterschiedlichen Tätigkeiten sehr gut unterstützen – das macht unseren Alltag vielseitig und spannend. Bei neuen Aufgaben spielen Schulungen eine wichtige Rolle. So bauen wir unser Wissen stetig aus und sind für alle Herausforderungen optimal gerüstet. Schön zu sehen ist auch, dass die Kollegen im Laufe der Zeit mit dem Projekt gewachsen sind.

Thomas Winter: Uns ist es wichtig, dass sich die hsag-Mitarbeiter mit dem Auftraggeber identifizieren können. Die Tätigkeit für die Energiedienst Holding AG ist ein hervorragendes Beispiel dafür. Durch regelmäßige Besuche vor Ort und den langfristigen Einsatz im Projekt kennen die Mitarbeiter den Kunden genau. Neben den Aufgaben, die wir für die Energiedienst Holding AG übernehmen, bieten wir qualifizierte Sachbearbeitung auch in allen weiteren Marktrollen an, und zwar netz- und lieferseitig.

Wie sieht die Zusammenarbeit von EVU und hsag aus?

Thomas Winter: Am Anfang von Sachbearbeitungsprojekten machen wir immer eine konkrete Bedarfsanalyse. So können wir unseren Kunden die am besten geeigneten Mitarbeiter vorschlagen. Und das lohnt sich: Die Schulungskosten sind geringer und wir sind schnell an den „Brennpunkten“ im jeweiligen EVU einsetzbar. Braucht der Kunde zusätzlich an anderer Stelle Unterstützung, können wir das Aufgabengebiet jederzeit erweitern. Und auch bei Optimierungsthemen, wie Prozessoptimierungen oder Automatisierungen, beispielsweise durch Robotic Process Automation, helfen wir gerne weiter.

Energiedienst: Besonders wertvoll ist für uns, einen persönlichen Ansprechpartner bei der hsag zu haben. Auch die Beständigkeit im Team ist ein großer Vorteil. So bleibt das Know-how, das wir für unsere Bereiche brauchen, erhalten und wird auch immer weiter ausgebaut. Das macht die Bearbeitung sehr effizient.

Dana Wuthenow: Gerade im Bereich Sachbearbeitung können wir sehr viel Flexibilität bieten – sowohl für unsere Kunden als auch für die Mitarbeiter. Wenn gewünscht, arbeiten wir im EVU auch Probe, damit man sich sicher sein kann, dass die Zusammenarbeit gut funktioniert. Durch die Erfahrung in den Projekten identifizieren sich die Mitarbeiter mit dem Auftraggeber und passen super ins Team. Für die Mitarbeiter spielen natürlich auch die Work-Life-Balance bzw. die Möglichkeit, per remote zu arbeiten, eine Rolle. So spart man Zeit und Kosten.

Thomas Winter, Bereichsleiter Kundenservice hsag
Thomas Winter, Bereichsleiter Kundenservice hsag

Welche Eigenschaften machen einen guten Sachbearbeiter aus?

Dana Wuthenow: Ein guter Sachbearbeiter ist fachlich kompetent, arbeitet eigenverantwortlich und hat immer auch den Gesamtkontext im Blick. Je nach Aufgabengebiet sind verschiedene Skills gefragt: In manchen Bereichen gibt es öfter mal Switch-Szenarien, da müssen wir flexibel sein und schnell umdenken können. Bei Themen wie den Leeranlagen muss man auch mal ein Händchen für‘s Detektivsein beweisen, viel recherchieren und nachforschen. Genauigkeit ist das A und O – wenn beispielsweise SEPA-Mandate erfasst werden, darf kein Fehler passieren. Auch die Erfahrung in den gängigen Systemen der Energiewirtschaft, wie z.B. SAP-ISU, ist unverzichtbar.

Dana Wuthenow Teamleiterin
Dana Wuthenow, Teamleiterin hsag

Thomas Winter: Wir sind stolz darauf, dass unsere Sachbearbeiter engagiert und pragmatisch an ihre Aufgaben herangehen. Wir arbeiten fallabschließend und immer mit dem Ziel, Mehrwerte zu generieren. So können unsere Mitarbeiter bei Kunden sehr schnell eingearbeitet werden und unterstützen. Das ist insbesondere auch bei kurzfristigen Anfragen wichtig, für die wir dann den passenden Mitarbeiter stellen.

Energiedienst: Im Bereich der Sachbearbeitung ist zudem eine schnelle Reaktionszeit wichtig, um die Mitarbeiter von EVU zu entlasten. Und das geht nur, wenn man im engen Austausch miteinander bleibt und der Dienstleister die Bedarfe des Unternehmens erkennt. Genau das ist bei unserer Zusammenarbeit mit der hsag der Fall und wir wissen unsere Aufgabenbereiche bei den kompetenten Mitarbeitern in den besten Händen.

Unterstützung in der Sachbearbeitung

Sie benötigen Unterstützung bei den kaufmännischen Prozessen Ihres EVU oder wollen mehr über unsere Leistungen in der Sachbearbeitung erfahren? Unsere hsag-Experten übernehmen für Sie:

  • Abrechnung, Lieferantenwechsel, Marktkommunikation, Kundenservice
  • Backoffice, Gerätemanagement, Ablesung, Vertragskontokorrent
  • Datenbereinigung, Einspeiseabrechnung, Heiz- und Betriebskostenabrechnung, Key-Account-Support

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