Durch Robotic Process Automation (RPA) entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie zeitfressende, monotone Arbeitsabläufe von einem Bot erledigen lassen. Aber für welche Prozesse eignet sich die Technologie überhaupt und was passiert eigentlich hinter den Kulissen, wenn Sie sich für die Implementierung von RPA entscheiden? Darüber berichtet Benedict Schulte, Consultant der hsag, im Experteninterview.
So einfach setzen Sie RPA-Prozesse in Ihrem Unternehmen um
Erstellt am 30. März 2022
Hallo Benedict. Wir sprechen häufig davon, dass durch die Automatisierung von Prozessen viel Zeit gespart wird. Das reklamiert aber jede Form der Prozessoptimierung für sich. Was genau zeichnet denn nun RPA aus und weshalb ist die Automatisierung gerade für Energieversorgungsunternehmen (EVU) so interessant?
Hallo. In vielen Bereichen der Energiewirtschaft gibt es repetitive Standardprozesse. Die sind meist recht simpel, aber auch solche Aufgaben brauchen einfach Zeit. Jetzt gibt es zwar systemseitig manchmal die Möglichkeit, solche Prozesse durch automatisierte Workflows oder mithilfe vorgefertigter Schnittstellen abzudecken. Das hat aber ein paar Schwachpunkte. Zum einen werden damit in der Regel nicht alle Prozesse berücksichtigt. Zum anderen ist die Implementierung hier oft sehr aufwändig. RPA hat da ganz klare Vorteile. Das Gute an RPA ist vor allem, dass die Technologie praktisch uneingeschränkt einsetzbar ist. Sie arbeitet quasi „auf der Oberfläche“ und kann deshalb auch Prozesse über mehrere, verschiedene Systeme hinweg bearbeiten.
Kannst du ein konkretes Beispiel für einen typischen Prozess geben, den es sich besonders mit RPA zu automatisieren lohnt?
Da gibt es ganz verschiedene Beispiele. Tatsächlich haben wir 2018 damit begonnen, RPA-Prozesse bei der hsag intern für unseren BPO-Bereich umzusetzen. Auch hier war natürlich das Ziel, unsere Mitarbeiter so zu entlasten, dass sie sich auf die komplexen Aufgaben konzentrieren können. Das hat super geklappt und wir waren so davon überzeugt, dass wir uns entschieden haben, die Technologie auch an unsere Kunden heranzutragen. Auch da wurde das sehr schnell sehr positiv aufgenommen und so haben wir in kurzer Zeit diverse Kundenprojekte auf verschiedensten ERP-Systemen umgesetzt. Zum Beispiel haben wir kürzlich einen RPA-Prozess zur kaufmännischen Anlage von PV-Anlagen realisiert oder ein Prozess zum automatischen Hinterlegen von Abschlagsänderungen inkl. Prüfung von Toleranzen.
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Was müssen die Kunden euch zur Verfügung stellen, damit ihr ein RPA-Projekt umsetzen könnt?
Wir machen bei einem neuen Projekt prinzipiell erst einmal eine initiale Analyse, um zu gucken, ob der relevante Prozess für die Automatisierung mit RPA geeignet ist. Dafür reicht es schon, wenn die Kunden uns ein Video des Prozesses zur Verfügung stellen. Dafür kann man einfach ein Video des eigenen Bildschirms aufnehmen, während man den Prozess einmal durchläuft – das ist also praktisch kein Mehraufwand.
Und dann kann’s direkt losgehen?
Vereinfacht gesagt, ja. Das ist einer der großen Vorteile von RPA: Wenn die Voraussetzungen für die Implementierungerfüllt sind, setzen wir den RPA-Prozess durchschnittlich in gerade einmal zwei bis drei Wochen um.
Welche Voraussetzungen müssen denn erfüllt sein, damit ihr starten könnt?
Prinzipiell braucht der Roboter eigentlich nur die gleiche Infrastruktur wie der Mitarbeiter, der den Prozess vorher manuell erledigt hat. Das heißt also einen Computer oder eine Virtuelle Maschine sowie die nötigen Zugangsdaten und Berechtigungen für die Ausführung des Prozesses. Außerdem muss die RPA-Software auf dem Gerät installiert werden. Die Hard- und Softwareanforderungen sind vergleichsweise sehr niedrig, die erfüllt eigentlich schon jeder durchschnittliche PC.
Und dann benötigen unsere Entwickler natürlich noch einen Remotezugang auf das Gerät, um den eigentlichen RPA-Prozess zu konfigurieren. RPA ist also wirklich eine einfache, effektive Lösung und noch dazu schnell einsatzbereit.
